Proses Kerja Penghantaran Surat/Despatch

 

JAWATAN PROSES 
 Pembantu Am Pejabat Menerima karung surat daripada kakitangan Pos Malaysia yang bertugas menghantar surat untuk jabatan.
 Pembantu Am Pejabat Menandatangani dokumen serahan karung  surat beserta cop jabatan.
 Pembantu Am Pejabat Membuka karung surat yang diterima.
 Pembantu Am Pejabat Mengagihkan surat yang tertera nama perseorangan atau "untuk perhatian" kepada pegawai / kakitangan  mengikut senarai nama bahagian.
 Pembantu Am Pejabat Mengasingkan surat-surat perseorangan bagi pegawai / kakitangan yang telah bertukar atau bersara untuk dipulangkan kepada Pejabat Pos.    
 Pembantu Am Pejabat 

Mengagihkan surat ke dalam rak surat mengikut bahagian di JAWI :-   

  • Pengarah
  • Timbalan Pengarah Pengurusan
  • Timbalan Pengarah Operasi.
  • Bahagian Pembangunan
  • Bahagian Pengurusan Dakwah
  • Bahagian Peyelidikan
  • Bahagian Pelajaran
  • Bahagian Pendakwaan
  • Bahagian Pengurusan Kariah
  • Bahagian Perkahwinan dan Pembagunan keluarga
  • Bahagian Penguatkuasaan
  • Caw. Pentadbiran, BKP
  • Caw. Kewangan dan Akuan, BKP
  • Unit Sumber Manusia, BKP
  • Unit Teknologi Maklumat, BKP
  • Unit Perhubungan Awan dan Penerbitan, BKP
  • Masjid Wilayah
  • JAWI Putrajaya
  • Perpustakaan Awam Islam JAKIM
  • Pejabat Mufti
 Pembantu Am Pejabat Membuka surat-surat yang ditujukan am kepada Jabatan.     
 Pembantu Tadbir (P/O) Merekod surat-surat yang telah dibuka ke dalam  Buku Rekod Daftar Surat.      
 Pembantu Am Pejabat 

Mengecop surat yang telah dibuka dengan cop terima :-

  •  Tarikh Semasa
  •  Nama Bahagian / Jabatan.
 Pembantu Am Pejabat 

Memasukkan surat-surat yang telah dibuka ke dalam sampul kecil kuning untuk agihan kepada pegawai-pegawai yang berkenaan.

 


Cetak   Emel